Cofecon aprova utilização de processos administrativos eletrônicos
Um dos temas apreciados na 724ª Sessão Plenária do Cofecon, realizada em Brasília nos dias 28 e 29 de julho, foi a instituição do processo administrativo eletrônico. A gestão será feita por meio da utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ferramenta criada pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região e cedida sem custos a outras instituições. O Sistema permitirá que os processos administrativos tramitem em ambiente virtual, sem a necessidade do papel como suporte para as informações.
“O SEI permite uma gestão muito melhor de nossos processos administrativos, poupando papel, tempo e movimentos, dando transparência, economicidade e portabilidade. É uma evolução natural”, expressou o conselheiro federal Clovis Meurer, coordenador da Comissão de Governança do Cofecon. “Eu me sinto gratificado, porque estamos dando um passo muito importante dentro do Sistema Cofecon/Corecons”.
Além do acesso em tempo real, o sistema permite uma economia de recursos financeiros, de espaço e de tempo para a realização das atividades, gerando ganhos de eficiência nos serviços que o Cofecon presta à sociedade. Há funcionalidades específicas para controle de prazos, ouvidoria, geração de estatísticas, pesquisas, acompanhamento especial, modelos de documentos, organização de processos em bloco, assinaturas e acesso externo, entre outras.
O plenário do Cofecon aprovou duas resoluções – uma instituindo o processo administrativo eletrônico e outra estabelecendo o uso do SEI. As novas ferramentas estarão em uso na autarquia a partir do dia 30 de agosto.
Capacitação
No início de julho o Cofecon realizou uma reunião com todos os funcionários para apresentar informações sobre a ferramenta, dando prazo até o dia 28 de julho para que cada um participasse, em ambiente virtual, do curso de capacitação para utilizar o SEI. Outro trabalho importante que vem sendo realizado é a construção de fluxos – que determinam todo o caminho que um processo deve seguir desde o seu início até a realização do seu objetivo.
SEI
O SEI é um sistema de gestão documental criado por servidores do Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) em 2009 que permite transferir a gestão de processos administrativos para o meio eletrônico. A tramitação de expedientes, desde a criação, a edição e a assinatura até o armazenamento, é realizada em ambiente virtual. Atualmente, está em uso em mais de 400 órgãos públicos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, além de associações e outras entidades.